Dokumenty, powstałe w toku prowadzenia działalności gospodarczej, powinny znajdować się przez określony czas w archiwum firmowym. Umowy, faktury, akta osobowe czy dowody księgowe – okresy ich przechowywania mogą wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu lat. Na szczęście nie musisz pilnować tych terminów samodzielnie – postaw na outsourcing. Sprawdź, komu zlecić obsługę archiwum zakładowego w Gdyni, by dopilnować wszelkich obowiązków prawnych.
Archiwizowanie dokumentów w Gdyni – z kim współpracować?
Okresy przechowywania są odgórnie narzucone. Ogólne zasady określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W przypadku danych pracowniczych duże znaczenie ma art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, a dla związanych z ZUS – art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Pilnowanie okresów przechowywania dokumentów to tylko namiastka obowiązków z tym związanych. Oprócz tego odpowiadasz za ich klasyfikowanie, indeksowanie i brakowanie. Prowadzisz działalność w Gdyni lub okolicy i chcesz zlecić komuś realizację tych obowiązków? W takim razie sprawdź tę ofertę: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/gdynia/. Na terenie Gdyni korzysta z niej już wiele firm.
Rhenus Office Systems Poland to firma, która zajmuje się profesjonalnym prowadzeniem archiwów. Znajdują się one na terenach chronionych parków przemysłowych, gdzie mają zapewnioną całodobową ochronę i pełny wideo monitoring. Dostęp do nich mają wyłącznie uprawnieni pracownicy. Wszystkie obiekty są wyposażone w instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe z automatycznym powiadamianiem straży pożarnej i ochrony. Firma stosuje normę ISO 27001 dotyczącą bezpieczeństwa informacji.
Jesteś przedsiębiorcą z Gdyni? Rhenus Office Systems Poland zorganizuje transport Twoich dokumentów firmowych w bezpiecznych pojemnikach i samochodach wyposażonych w GPS. Możesz skorzystać zarówno z oferty archiwizowania swoich dokumentów w siedzibie firmy, zdecydować się na samo ich niszczenie, jak i połączyć obie te usługi.
Niszczenie dokumentów w Gdyni z Rhenus Office Systems Poland
Dzięki korzystaniu z outsourcingu nie musisz monitorować okresów przechowywania. Rhenus Office Systems Poland zrobi to za Ciebie i zniszczy dokumenty, które już tego wymagają. Odbywa się to za pomocą specjalnej instalacji. Firma posiada w Polsce kilka niszczarni, które spełniają wyśrubowane standardy bezpieczeństwa, a dokumenty zawsze niszczone są zgodnie z normami ISO 21964 (opisuje zasady niszczenia danych) i ISO 27001 (obszar zarządzania bezpieczeństwem informacji). Niszczarnie są wyposażone w kontrolę dostępu osób i pojazdów, a także systemy przeciwpożarowy i przeciwwłamaniowy. Samochody wjeżdżają prosto na teren monitorowanej hali, gdzie rozładowywane są bezpieczne pojemniki oznaczone kodami kreskowymi, a cały proces opisano na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/gdynia/.
Oferta firmy obejmuje również utylizację dysków twardych. Rhenus Office Systems Poland odbiera je od klienta, następnie rejestruje i kontroluje, a w kolejnym kroku niszczy te nośniki za pomocą urządzeń, które rozdrabniają je na małe fragmenty. Po wszystkim otrzymasz certyfikat potwierdzający, że niszczenie odbyło się zgodnie z prawem: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/gdynia/. To rozwiązanie eliminuje ryzyko, że ktoś kiedyś spróbuje odzyskać informacje z Twojego sprzętu.
Dzięki outsourcingowi możesz scedować obowiązki związane z prowadzeniem archiwów. Poza tym to oszczędność, która według Rhenus Office Systems Poland wynosi nawet 30% w stosunku samodzielnego przechowywania i niszczenia dokumentów.