Dokumenty, powstałe w toku prowadzenia działalności gospodarczej, powinny znajdować się przez określony czas w archiwum firmowym. Umowy, faktury, akta osobowe czy dowody księgowe – okresy ich przechowywania mogą wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu lat. Na szczęście nie musisz pilnować tych terminów samodzielnie – postaw na outsourcing. Sprawdź, komu zlecić obsługę archiwum zakładowego w Gdyni, by dopilnować wszelkich obowiązków prawnych.
Archiwizowanie dokumentów w Gdyni – z kim współpracować?
Okresy przechowywania są odgórnie narzucone. Ogólne zasady określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W przypadku danych pracowniczych duże znaczenie ma art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, a dla związanych z ZUS – art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Pilnowanie okresów przechowywania dokumentów to tylko namiastka obowiązków z tym związanych. Oprócz tego odpowiadasz za ich klasyfikowanie, indeksowanie i brakowanie. Prowadzisz działalność w Gdyni lub okolicy i chcesz zlecić komuś realizację tych obowiązków? W takim razie sprawdź tę ofertę: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/gdynia/. Na terenie Gdyni korzysta z niej już wiele firm.
Rhenus Office Systems Poland to firma, która zajmuje się profesjonalnym prowadzeniem archiwów. Znajdują się one na terenach chronionych parków przemysłowych, gdzie mają zapewnioną całodobową ochronę i pełny wideo monitoring. Dostęp do nich mają wyłącznie uprawnieni pracownicy. Wszystkie obiekty są wyposażone w instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe z automatycznym powiadamianiem straży pożarnej i ochrony. Firma stosuje normę ISO 27001 dotyczącą bezpieczeństwa informacji.
Jesteś przedsiębiorcą z Gdyni? Rhenus Office Systems Poland zorganizuje transport Twoich dokumentów firmowych w bezpiecznych pojemnikach i samochodach wyposażonych w GPS. Możesz skorzystać zarówno z oferty archiwizowania swoich dokumentów w siedzibie firmy, zdecydować się na samo ich niszczenie, jak i połączyć obie te usługi.
Niszczenie dokumentów w Gdyni z Rhenus Office Systems Poland
Dzięki korzystaniu z outsourcingu nie musisz monitorować okresów przechowywania. Rhenus Office Systems Poland zrobi to za Ciebie i zniszczy dokumenty, które już tego wymagają. Odbywa się to za pomocą specjalnej instalacji. Firma posiada w Polsce kilka niszczarni, które spełniają wyśrubowane standardy bezpieczeństwa, a dokumenty zawsze niszczone są zgodnie z normami ISO 21964 (opisuje zasady niszczenia danych) i ISO 27001 (obszar zarządzania bezpieczeństwem informacji). Niszczarnie są wyposażone w kontrolę dostępu osób i pojazdów, a także systemy przeciwpożarowy i przeciwwłamaniowy. Samochody wjeżdżają prosto na teren monitorowanej hali, gdzie rozładowywane są bezpieczne pojemniki oznaczone kodami kreskowymi, a cały proces opisano na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/gdynia/.
Oferta firmy obejmuje również utylizację dysków twardych. Rhenus Office Systems Poland odbiera je od klienta, następnie rejestruje i kontroluje, a w kolejnym kroku niszczy te nośniki za pomocą urządzeń, które rozdrabniają je na małe fragmenty. Po wszystkim otrzymasz certyfikat potwierdzający, że niszczenie odbyło się zgodnie z prawem: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/gdynia/. To rozwiązanie eliminuje ryzyko, że ktoś kiedyś spróbuje odzyskać informacje z Twojego sprzętu.
Dzięki outsourcingowi możesz scedować obowiązki związane z prowadzeniem archiwów. Poza tym to oszczędność, która według Rhenus Office Systems Poland wynosi nawet 30% w stosunku samodzielnego przechowywania i niszczenia dokumentów.
Jako osoba, która aktywnie poszukiwała najlepszej firmy zajmującej się niszczeniem i archiwizacją dokumentów oraz danych w Gdyni, muszę przyznać, że ten artykuł był dla mnie prawdziwym odkryciem. Wiele razy natrafiałam na podobne tematy, ale żaden z nich nie był tak klarowny i precyzyjny jak ten.
Przede wszystkim muszę pochwalić autorów za przekazanie istotnych informacji w przystępny sposób. Nie ma mowy o jakimkolwiek korporacyjnym żargonie, czy zawiłych sformułowaniach, przez co czytanie artykułu jest przyjemnością, a nie męczarnią. Dzięki temu, dowiedziałam się tego, co było dla mnie najważniejsze – które firmy są wartymi uwagi w Gdyni.
Bardzo doceniam też fakt, że autorzy podjęli się porównania kilku firm i wskazali ich konkretną specjalizację. Dzięki temu, omówione zostało nie tylko niszczenie dokumentów, ale też archiwizacja danych. Jestem uczestniczką kilku projektów, gdzie zarządzanie danymi jest niezbędne, dlatego dla mnie ten aspekt jest szczególnie ważny.
Jeśli chodzi o krytyczną uwagę, to zauważyłam, że nie wspomniano o cenie usług poszczególnych firm. Rozumiem, że może to być trudne, ponieważ każda sytuacja jest inna i ceny mogą się różnić, jednak byłabym wdzięczna za jakieś ogólne wytyczne w tym zakresie. Mimo to, uważam że artykuł jest rzetelny i godny polecenia, zwłaszcza dla osób szukających sprawdzonej firmy w Gdyni.
Podsumowując, artykuł jest bardzo wartościowy i konkretny, co jest dla mnie niezwykle pomocne w podejmowaniu decyzji. Oczywiście z tych wszystkich firm wybiorę tę, która najlepiej odpowiada moim potrzebom, ale ten artykuł był dla mnie świetnym wsparciem w tym procesie. Serdecznie dziękuję autorom za podzielenie się tak cenną wiedzą!
Komentowanie artykułów na naszej stronie dostępne jest jedynie dla zalogowanych czytelników.
Jako osoba, która aktywnie poszukiwała najlepszej firmy zajmującej się niszczeniem i archiwizacją dokumentów oraz danych w Gdyni, muszę przyznać, że ten artykuł był dla mnie prawdziwym odkryciem. Wiele razy natrafiałam na podobne tematy, ale żaden z nich nie był tak klarowny i precyzyjny jak ten.
Przede wszystkim muszę pochwalić autorów za przekazanie istotnych informacji w przystępny sposób. Nie ma mowy o jakimkolwiek korporacyjnym żargonie, czy zawiłych sformułowaniach, przez co czytanie artykułu jest przyjemnością, a nie męczarnią. Dzięki temu, dowiedziałam się tego, co było dla mnie najważniejsze – które firmy są wartymi uwagi w Gdyni.
Bardzo doceniam też fakt, że autorzy podjęli się porównania kilku firm i wskazali ich konkretną specjalizację. Dzięki temu, omówione zostało nie tylko niszczenie dokumentów, ale też archiwizacja danych. Jestem uczestniczką kilku projektów, gdzie zarządzanie danymi jest niezbędne, dlatego dla mnie ten aspekt jest szczególnie ważny.
Jeśli chodzi o krytyczną uwagę, to zauważyłam, że nie wspomniano o cenie usług poszczególnych firm. Rozumiem, że może to być trudne, ponieważ każda sytuacja jest inna i ceny mogą się różnić, jednak byłabym wdzięczna za jakieś ogólne wytyczne w tym zakresie. Mimo to, uważam że artykuł jest rzetelny i godny polecenia, zwłaszcza dla osób szukających sprawdzonej firmy w Gdyni.
Podsumowując, artykuł jest bardzo wartościowy i konkretny, co jest dla mnie niezwykle pomocne w podejmowaniu decyzji. Oczywiście z tych wszystkich firm wybiorę tę, która najlepiej odpowiada moim potrzebom, ale ten artykuł był dla mnie świetnym wsparciem w tym procesie. Serdecznie dziękuję autorom za podzielenie się tak cenną wiedzą!
Komentowanie artykułów na naszej stronie dostępne jest jedynie dla zalogowanych czytelników.